POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

RUIZ TRONCOSOS ASOCIADOS SAS, sociedad comercial constituida por Escritura Pública No. 1757 del 21 de agosto de 2007 de Notaría 52 de Bogotá D.C., inscrita en la Cámara de Comercio de Bogotá el 30 de agosto de 2007, con el No. 01154270 del Libro IX, domiciliada en Bogotá D.C. e identificada con NIT 901169801-4en cumplimiento de lo previsto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y la normatividad relativa la protección de datos personales, pone a su disposición las Políticas de Tratamiento de Datos Personales que han sido adoptadas por esta.

RUIZ TRONCOSOS ASOCIADOS SAS es una empresa que tiene por objeto principal la realización de eventos deportivos, tales como competencias, travesías, campamentos, bajo la marca Open Swimmers y asesorías legales.

Esta política es aplicable a las personas naturales que registren sus datos personales en las bases de datos de RUIZ TRONCOSOS ASOCIADOS SAS, entre otras, en la plataforma de Openswimmers.

Esta Política de Privacidad define los usos y el tratamiento que se le da a la Información Personal (como se define más adelante) que los Titulares registren o suministren.

RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

El responsable del tratamiento de los datos de los Titulares será RUIZ TRONCOSOS ASOCIADOS SAS, así como sus entidades aliadas y vinculadas o a quien éste le transfiera los datos, quienes podrán almacenar los datos, generar bases de datos, utilizaros, explotarlos, comercializarlos, transmitirlos y transferirlos de la forma como se encuentre establecida en la presente Política de Privacidad.

Los Encargados del tratamiento serán todos aquellos terceros a quienes  les trasmita los datos de los Titulares. Los Encargados se sujetarán a la presente Política de Privacidad y realizarán el Tratamiento de la forma en que  les ordene, contando para ello con el consentimiento de los Titulares.

ALCANCE DE LA POLÍTICA

La presente Política de se aplicará a todas las Bases de Datos y/o
archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de RUIZ TRONCOSOS ASOCIADOS SAS, Responsables y/o Encargados del Tratamiento de Datos Personales de personas naturales, según sea el caso, conforme a las disposiciones de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que en adelante las modifiquen y/o adicionen.

DEFINICIONES

Para efectos de la presente Política de Privacidad, los siguientes términos se entenderán en la forma en que se definen en el artículo 3 la Ley 1581 de 2012, según se transcribe a continuación:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigido al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables (en adelante “Datos Personales” o “Información Personal”).

Base de Datos Personales: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como su recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

Habeas Data: El derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en una base de datos personales.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular del Dato: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

Transmisión de Datos: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

Transferencia de Datos: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país

Dato Personal: cualquier información concerniente o vinculada a personas naturales determinadas o determinables.

Dato Privado: Es aquel dato personal que por su carácter íntimo o reservado es relevante para el Titular.

Dato Semiprivado: Es aquel dato personal conocido y de interés tanto para el titular como para un determinado sector de personas o para la sociedad en general, por lo que no es de carácter íntimo, reservado o público

Datos Sensibles: Se entiende como datos sensibles aquellos que afecten la intimidad del titular o cuyo uso indebido pueda afectar la intimidad del Titular o la potencialidad de generar su discriminación

Datos Públicos: Aquellos datos que no sean semiprivados, privados o sensibles. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o servidor público.

PRINCIPIOS RECTORES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la Ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y las normas que la complementan, modifican o adicionan, se aplicarán los siguientes principios:

De la Legalidad en Materia de Tratamiento de Datos: el Tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en La ley y las demás disposiciones que la desarrollen.

Principio de Finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.

Principio de Libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso, e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

Principio de Seguridad: La información sujeta a tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de Confidencialidad: Obligación a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

En cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en la Constitución y la Ley, y sin perjuicio de lo dispuesto en las demás normas que regulen la materia, los Titulares de los datos personales podrán ejercer de forma gratuita e ilimitadamente, salvo disposición legal, los siguientes derechos:

• Derecho al acceso a su información personal objeto de tratamiento.
• Derecho a la actualización de los datos personales objeto de tratamiento.
• Derecho a la rectificación de los datos personales objeto de tratamiento.
• Derecho de oposición a que los datos personales sean objeto de tratamiento
• Derecho a solicitar la supresión de los datos personales cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento.
• Derecho a revocar el consentimiento para el tratamiento de los datos personales.
• Derecho a presentar quejas y reclamos ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Derecho a ser informado por parte del Responsable y/o Encargado del uso y tratamiento que se les dará a los datos personales, así como de las modificaciones y actualizaciones de las políticas de protección, medidas de seguridad y finalidades.

FORMA DE RECOLECTAR LOS DATOS – USOS – FINALIDAD

En el desarrollo de su objeto social y actividad económica, actúa como responsable del Tratamiento de datos personales que se encuentren en sus bases de datos. En consecuencia, recolecta, almacena, utiliza, transmite, transfiere y suprime datos personales de personas naturales con las cuales tiene o ha tenido algún tipo de relación, cualquiera sea su naturaleza (civil, comercial y/o laboral); entre las cuales se incluye, pero sin limitarse a clientes, consumidores, proveedores, contratistas, trabajadores, acreedores, deudores y accionistas a través de diferentes medios tales como medios físicos o virtuales (en adelante la “Información Personal”).

1. DEPORTISTAS O CLIENTES RUIZ TRONCOSOS ASOCIADOS SAS

RUIZ TRONCOSOS ASOCIADOS SAS recolecta Información Personal en el momento que el deportista registra su información personal en la página de los eventos que realiza la sociedad a través de redes sociales, correo electrónico, WhatsApp, mensajes o mensajes de datos, página web, puntos de atención o en el lugar de los eventos, contratos, facturas o formatos correspondientes o registros, quedando entonces en condición de Titular registrado. Asimismo, el cliente o usuario registra información en los contratos, correos, facturas o formatos.

Al registrar los datos, el Titular acepta que conoce y se sujeta a la presente Política autorizando expresamente el uso de su Información Personal para los fines y manera aquí indicada.

Si no está de acuerdo con la presente política y quiere reservar o limitar alguno de los usos de la información, no podrá registrarse, ni suministrar información a través de nuestros formatos, sistemas y/o páginas web.

La recolección de Información Personal es necesaria para la realización de los eventos, o contratos, generar mejores beneficios para nuestros Clientes, deportistas y usuarios.

A continuación, se determinan aquellos usos que en  le daremos a su Información Personal, los cuales Usted expresamente autoriza al inscribirse en nuestras Bases de Datos y/o suministrarnos su Información Personal con ocasión del ejercicio de nuestro objeto social:

1. Suministrar información importante, relevantes o promocional frente a los eventos, competencias, travesías, campamentos, notas deportivas, de nutrición, elementos deportivos, de aliados y negocios.
2. Suministrar información importante, relevantes o promocional frente al portafolio de servicio de la línea de asesorías y consultorías.
3. Ponernos en contacto en caso de requerirse para dar información del evento, competencia, travesía, campamento actividad, previamente, durante o posterior o que se genere algún tipo de problema o inconveniente con su inscripción o participación.
4. Durante los eventos para el ingreso a las competencias o lugares de las charlas, técnicas o instalaciones al servicio, llamados a competencia, premiación, listados de participación o resultados o cualquier otra necesidad ante, durante o posterior a la realización del mismo.  
5. Para realizar el registro o creación de su perfil como cliente, deportista, trabajador, colaborador, contratista, voluntario, aliado, concesionario, acompañante, tutor, comerciante o visitante a los eventos, competencias, travesías, campamentos, oficinas, actividades o las instalaciones de RUIZ TRONCOSOS ASOCIADOS SAS, con el propósito que pueda realizar la actividad para la que fue inscrito, contratado, o acompañar al inscrito, o participar como espectador, aliado o voluntario.
6. Para realizar el registro o creación de su perfil como expositor en los eventos, competencias, oficinas, actividades o las instalaciones de RUIZ TRONCOSOS ASOCIADOS SAS, con el propósito que pueda ofrecer, comercializar y vender sus productos.
7. Para ponernos en contacto con Usted para ofrecerle nuevos productos y/o servicios, eventos, publicidad o promociones de, y en general en desarrollo de nuestro objeto social.
8. Enviarle correos electrónicos, mensajes, chat confirmando su registro o como parte de una noticia, instrucción y en general información acerca de un evento, actividad, competencia en particular o información general. En cada correo, mensaje o comunicación existe la posibilidad de solicitar no estar inscrito en esta lista de correos electrónicos para dejar de recibirlos. Para esto deberá responder el mail solicitando que no se le vuelva a enviar información por dicho medio.
9. Enviarle información sobre eventos, competencias, travesías, campamentos y/o servicios basados en la información que obtengamos de sus registros o registros.
10. Hacer comunicaciones de mercadeo, promociones y campañas de marketing directo por cualquier medio bien sea virtual o físico. Si Usted lo prefiere, puede solicitar que lo excluyan de las listas para el envío de información promocional o publicitaria.
11. Estudios internos para entender perfiles, intereses, comportamiento, demografía, segmentaciones con el fin de comprender sus necesidades, intereses y prestar unos mejores beneficios, productos y servicios con base en la información otorgada.
12. Utilización de la Información Personal por nosotros y/o terceros subcontratados para tales efectos, con ocasión y para el desarrollo de nuestro objeto social y/o para los beneficios que se otorguen en el desarrollo del evento o con ocasión de este.
13. Prevenir y detectar el fraude, así como otras actividades ilegales o reportes ante las autoridades de inspección, vigilancia y control y/o responder a los requerimientos de entidades administrativa
14. Para las consultas para prevención de lavados de activos y financiación al terrorismo, verificación de referencias comerciales y bancarias, verificación de experiencia, certificaciones de calidad y procesos, cumplimiento de políticas y normas de seguridad física y de información en caso de algún programa de exigencia legal.
15. Darle Tratamiento a la información en medios físicos y digitales, asegurando el correcto registro y la utilización de las páginas web de RUIZ TRONCOSOS ASOCIADOS SAS – OPENSWIMMERS, nuestras campañas de mercadeo, actividades especiales y programas de fidelización.

1. RECURSOS HUMANOS

RUIZ TRONCOSOS ASOCIADOS SAS da tratamiento a la Información Personal de candidatos, terceros vinculados para prestación de servicios, voluntarios, colaboradores, trabajadores y sus grupos familiares y trabajadores retirados:

1. Candidato: Es cualquier persona natural que manifiesta, por sí mismo o a través de un tercero, por cualquiera de los medios físicos o electrónicos conocidos o por conocerse, su interés de participar en procesos de selección realizados por RUIZ TRONCOSOS ASOCIADOS SAS.

La remisión de su Información Personal, la cual puede incluir, entre otros: (i) datos de contacto; (ii) datos socioeconómicos; (iii) historial académico; y (iv) trayectoria laboral; implica, por sí misma, la autorización inequívoca a  para realizar el tratamiento de sus datos personales de conformidad con la presente Política de Privacidad.

Al aceptar esta Política el Candidato, como Titular de la información, autoriza que RUIZ TRONCOSOS ASOCIADOS SAS y los terceros que el este designe, realicen el Tratamiento de los mismos, de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento, supresión, transmisión y/o transferencia a terceros en los términos de la presente Política de Privacidad, para las finalidades en ella descritas y, especialmente, para:

1. El envío de correos electrónicos, chats, información relacionada con procesos de selección, administración de las vacantes disponibles en RUIZ TRONCOSOS ASOCIADOS SAS, procesos de contratación y/o cualquier otro tipo de información relacionada directa e indirectamente con el cumplimiento de las obligaciones relativas a la administración de Recursos Humanos, voluntarios, colaboradores y aliados.

• Procesos de verificación y consulta de la veracidad de la información, referencias personales y/o laborales, antecedentes disciplinarios y/o judiciales o aquellos relacionados con listas restrictivas de riesgos, prevención de lavado de activos, corrupción y financiación del terrorismo.

• Gestión propia del Talento Humano vinculado o no a RUIZ TRONCOSOS ASOCIADOS SAS. El Tratamiento de los datos se realizará para la vinculación, desempeño de funciones o prestación de servicios, retiro o terminación de relaciones laborales, dependiendo del tipo de relación jurídica establecida con nosotros (incluye, entre otros, funcionarios, exfuncionarios, practicantes y aspirantes a cargos).

• Consultar y actualizar la información y los datos personales, en cualquier tiempo, mientras la información se conserve en la Base de Datos.

1. Tercero vinculado para prestación de servicios: Es la persona natural que presta sus servicios o apoya la ejecución de algunos procesos de  a través de contratos no laborales o, que se encuentra al servicio de algún contratista o proveedor de bienes y servicios, bien sea persona natural o jurídica, que tiene celebrado un contrato civil o comercial con  y que en razón de cualquiera de estos contratos cumple tareas o funciones de apoyo operativo, técnico, administrativo o comercial (en adelante, “Tercero Vinculado”).

Los datos personales de los Terceros Vinculados pueden ser obtenidos directamente de éste o a través de otra persona natural o jurídica que, en todo caso, cuenta con la autorización expresa del Tercero Vinculado. La remisión de la Información Personal del Tercero Vinculado, la cual puede incluir, entre otros: (i) datos de contacto; (ii) datos socioeconómicos; (iii) historial académico; (iv) trayectoria laboral; y, (y) datos de otras personas naturales; implica, por sí misma, la autorización inequívoca a  para realizar el tratamiento de sus datos personales de conformidad con la presente Política de Privacidad.

Al aceptar esta Política el Tercero Vinculado, actuando en calidad de Titular de la información, autoriza expresamente que  o los terceros determinados por éste, realicen el Tratamiento de la Información Personal, de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento, supresión, transmisión y/o transferencia a terceros en los términos de la presente Política de Privacidad, para las finalidades en ella descritas y, especialmente, para:

1. Enviar información relacionada con los procesos y procedimientos propios de la administración de contratistas, así como cualquier tipo de información relacionada directa e indirectamente con la ejecución de sus funciones en favor de

• Consultar y actualizar la información y los datos personales, en cualquier tiempo, con el fin de mantener actualizada dicha información.

1. Trabajador, voluntario, aliado, colaborador: Es la persona natural vinculada con  a través de un contrato de trabajo u otro acorde con su vinculación.

Los datos personales de los estos pueden ser obtenidos directamente de éste o a través de otra persona natural o jurídica que, en todo caso, cuenta con la autorización expresa del Tercero Vinculado. La remisión de la Información Personal del Trabajador, la cual puede incluir, entre otros: (i) datos de contacto; (ii) datos socioeconómicos; (iii) historial académico; (iv) trayectoria laboral; (v) datos financieros y, (vi) datos familiares, que eventualmente puede contener datos de menores de edad; implica, por sí misma, la autorización inequívoca a  para realizar el tratamiento de sus datos personales de conformidad con la presente Política de Privacidad.

Al aceptar esta Política de Privacidad, el Trabajador actuando en calidad de Titular de la información, autoriza expresamente que  o los terceros determinados por éste, realicen el Tratamiento de la Información Personal, de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento, supresión, transmisión y/o transferencia a terceros en los términos de la presente Política de Privacidad, para las finalidades en ella descritas y, especialmente, para:

1. Enviar información relacionada con los procesos y procedimientos propios de la administración de Recursos Humanos, tales como: desprendibles de nómina, beneficios derivados del contrato de trabajo, solicitud de información relevante para  certificados de retención en la fuente, solicitud de actualización de datos, información de interés, solicitud de documentos, programación de turnos de trabajo, circulares, políticas, manuales, cursos de capacitación y formación, procesos disciplinarios, convenios corporativos, beneficios especiales para trabajadores y sus familias, confirmación y/o cualquier otro tipo de información relacionada directa e indirectamente el cumplimiento de las obligaciones derivadas de la existencia del contrato de trabajo.
2. Gestión propia del Talento Humano vinculado o no a RUIZ TRONCOSOS ASOCIADOS SAS. El Tratamiento de los datos se realizará para la vinculación, desempeño de funciones o prestación de servicios, retiro o terminación de relaciones laborales, dependiendo del tipo de relación jurídica establecida con nosotros (incluye, entre otros, funcionarios, exfuncionarios, practicantes y aspirantes a cargos).
3. Verificar la veracidad de la información suministrada, consultar referencias personales y/o laborales, así como consultar en los portales oficiales los antecedentes disciplinarios y/o judiciales.
4. Consultar y actualizar la información y los datos personales, en cualquier tiempo, con el fin de mantener actualizada dicha información.

Para el cumplimiento de las obligaciones de  en su condición de empleador, se hace necesario recolectar de los Trabajadores la Información Personal de su grupo familiar. Estos datos serán tratados de conformidad con lo establecido en la presente Política de Privacidad.

1. Trabajador Retirado

Es la persona natural que tuvo un vínculo laboral con RUIZ TRONCOSOS ASOCIADOS SAS, la cual terminó por cualquiera de las causas legales establecidas en la ley laboral. El tratamiento de los datos y la Información Personal de los Trabajadores Retirados está exento de autorización por constituir una obligación legal de las empresas en virtud del Artículo 2.2.44.6.13 del Decreto 1072 de 2015; lo cual no obsta para que su tratamiento se ciña a los principios de la normativa colombiana de protección de datos personales.

En virtud de lo anterior, los datos de los Trabajadores Retirados serán tratados de conformidad con lo dispuesto en la presente Política de Privacidad.

• Proveedores (productos y servicios)

Para el cumplimiento de sus actividades, actividades, eventos y proyectos  se sirve de proveedores de productos y servicios. Los proveedores podrán ser personas naturales o personas jurídicas.

1. Suministro de productos: La Información Personal de los proveedores que sean personas naturales, será incorporada en una Base de Datos de RUIZ TRONCOSOS ASOCIADOS SAS. Los contratos celebrados con personas naturales constituirán una autorización inequívoca del tratamiento de sus datos personales por parte de RUIZ TRONCOSOS ASOCIADOS SAS. El tratamiento de la información personal se hará de conformidad con la presente Política.

Asimismo, para la ejecución de los contratos descritos en esta sección que sean celebrados con personas jurídicas, RUIZ TRONCOSOS ASOCIADOS SAS recibirá Información Personal sobre, entre otros, empleados, contratistas, subcontratistas y/o administradores de la persona jurídica. Esta transferencia de datos personales es necesaria para la ejecución del contrato; en todo caso, en estos casos, RUIZ TRONCOSOS ASOCIADOS SAS procurará, en la medida de lo posible, que el proveedor entregue únicamente los datos corporativos de las personas.  incorporará tal información en una Base de Datos y la tratará de conformidad con lo establecido en esta Política de Privacidad.

• Prestación de Servicios: Los datos de las personas naturales que presten sus servicios directamente para  o que lo hagan a través de un contrato celebrado con una persona jurídica serán tratados de conformidad con lo dispuesto en la sección sobre Terceros Vinculados.

TÉRMINOS GENERALES AL TRATAMIENTO DE DATOS DE TODAS LAS PERSONAS NATURALES

Estamos comprometidos con la seguridad y el buen uso de su información y, en consecuencia, procuramos darle los usos adecuados y mantener la confidencialidad de la misma de acuerdo con lo establecido en esta Política de Privacidad. La Información Personal podrá ser transferida y/o transmitida a terceros y a autoridades judiciales o administrativas, sean personas naturales o jurídicas, colombianas o extranjeras, en aquellos eventos en los cuales la transferencia o transmisión de los datos sea necesaria para llevar a cabo los usos y actividades autorizadas por los Titulares conforme con el objeto social de  o actividades conexas.

En todos los eventos, dicha información se conservará bajo estricta confidencialidad y será sometida a un Tratamiento riguroso, respetando los derechos y las garantías de sus Titulares.

RUIZ TRONCOSOS ASOCIADOS SAS podrá transferir los Datos Personales de los Titulares como parte de los activos a terceros aliados comerciales para efectos de que éstos terceros realicen el tratamiento de los mismos en los términos y condiciones establecidos en su propia Política de Privacidad. En caso de llevar a cabo la transferencia aquí descrita, se verificará que el nuevo responsable cuente con una Política de Privacidad y Tratamiento de Datos que se adecúe a la normativa vigente en la materia.

De manera específica, pero sin limitarse a ello, le comunicamos que Nosotros podremos utilizar proveedores de servicios y procesadores de datos que trabajen en nombre de   para el desarrollo de sus actividades y negocios. Dichos servicios podrán incluir servicios de alojamiento de sistemas y de mantenimiento, análisis, mensajería por email, entrega, gestión de transacciones de pago, y controles de solvencia y de dirección, entre otros. En consecuencia, la autorización otorgada a  para el tratamiento de sus datos personales comprende la facultad de transmitir sus datos a los terceros necesarios con el fin de que éstos ejecuten los servicios descritos. En este caso, RUIZ TRONCOSOS ASOCIADOS SAS, en su calidad de Responsable del tratamiento, incluirá en los contratos que celebre, las obligaciones propias de un tercero Encargado del tratamiento.

Es importante aclarar que  ha emprendido y emprenderá todas las acciones necesarias para garantizar que tanto los proveedores de servicios como los procesadores que trabajan en nuestro nombre, así como los demás terceros autorizados conforme a la presente Política de Privacidad, protejan, en todos los eventos, la confidencialidad de la Información Personal a su cargo.

El Titular responderá, en cualquier caso, de la veracidad de los datos facilitados, reservándose  el derecho a excluir de los servicios registrados a todo Titular que haya facilitado datos falsos.  podrá recolectar información que se encuentre en el dominio público para complementar las bases de datos. A dicha información se le dará el mismo tratamiento señalado en la presente Política de Privacidad.

EFECTOS DE LA AUTORIZACIÓN

Para todos los efectos, se entiende que la autorización expresa e informada que Usted otorga a favor de  para el Tratamiento de sus Datos Personales, cualquiera que haya sido su medio (escrito, oral, electrónica o por medio de conductas inequívocas), implica el entendimiento y la aceptación plena de todo el contenido de la presente Política.

Es fundamental manifestar que, en el evento de una venta, fusión, consolidación, cambio en el control societario, transferencia de activos sustancial, reorganización o liquidación de RUIZ TRONCOSOS ASOCIADOS, esta última podrá transferir la Información Personal a las partes involucradas, para lo cual se entiende autorizada en virtud de la presente Política de Privacidad.

INFORMACIÓN RECOLECTADA

La información que podremos recolectar al efectuar el proceso de incorporación en Nuestras bases de datos (en adelante la Información Personal) dependerá de la calidad que ostenta el Titular e incluye, pero no está limitada a la siguiente:

• Nombre completo
• Identificación
• Fecha de nacimiento
• Nacionalidad
• Genero
• Estado Civil
• Información Familiar
• Datos Personales de su cónyuge, compañero y/o hijos
• Dirección de contacto
• Barrio
• Fecha de nacimiento
• Teléfono de contacto
• Correo electrónico
• Domicilio
• Club al que pertenece
• EPS – medicina prepagada – seguro médicos
• Datos médicos
• Actividades que el Titular realice dentro de nuestra página web a través del uso de Cookies, tales como información de la URL del usuario, a qué URL accede seguidamente, qué navegador está usando, que empresas o productos visita y le interesan, con el fin de conocer los intereses de comportamiento y la demografía del Titular.
• Información de identificación tributaria y fiscal.
• Grupo sanguíneo.
• Informes de medicina ocupacional.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE INFORMACIÓN PERSONAL

Como titular de la Información Personal que nos suministra, tendrá los siguientes derechos:

1. El derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a  o las personas naturales o jurídicas que  designe como Encargadas del Tratamiento de sus datos personales, que se señalan en esta Política. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
2. El derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada a , salvo cuando expresamente se exceptúe en la ley como requisito para el Tratamiento;
3. El derecho a solicitar información sobre el uso que se le ha dado a su Información Personal;
4. El derecho a ser informado por  o alguna de las compañías Encargadas del Tratamiento de los Datos Personales, previa solicitud, acerca de la existencia de datos que le conciernan y el uso que se le ha dado a sus datos personales
5. El derecho de revocar la autorización y solicitar la supresión del dato cuando no se haga un uso conforme a los autorizados;
6. El derecho a presentar consultas y reclamos sobre la Información Personal. Sus consultas o reclamos serán atendidos en un término máximo de diez (10) días hábiles. En caso de no ser posible resolver su consulta o reclamo dentro de este término, Usted será informado de dicha situación y el término de respuesta se podrá extender hasta por cinco (5) días hábiles adicionales. La respuesta a las consultas o reclamos que Usted presente podrá ser entregada por cualquier medio físico o electrónico;
7. El derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen; y
8. El derecho a acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

CONFIDENCIALIDAD DE LA INFQRMACIÓN PERSONAL

La Información Personal suministrada por Usted será utilizada por RUIZ TRONCOSOS SAS, nuestras vinculadas y los terceros autorizados para tales fines en las formas establecidas tanto en la autorización como en esta Política de Privacidad y no será destinada a propósitos distintos de aquellos para los cuales fue suministrada y así procuraremos proteger la privacidad de la Información Personal.

Conservaremos su información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, así como el respeto de los derechos de los Titulares de la misma.

Si por cualquier circunstancia, una autoridad competente solicita sea revelada la Información Personal, le daremos aviso de dicha orden previamente, a menos que dicha autoridad nos lo impida.

La confidencialidad sobre la Información Confidencial y Privilegiada tendrá un tiempo de duración ilimitado, es decir, que la obligación subsiste en el tiempo.

De acuerdo con el principio de proporcionalidad del Decreto 1377 de 2013, RUIZ TRONCOSOS ASOCIADOS SAS no capturara, no tratará datos personales que no sean necesarios para cumplir con la finalidad que ha sido anunciada en la presente política o al momento de la recolección de la autorización.

MENORES DE EDAD

En aplicación de lo establecido por el Artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, RUIZ TRONCOSOS ASOCIADOS SAS procederá a efectuar el Tratamiento de la Información Personal, de niños, niñas y adolescentes, respetando el interés superior de los mismos y asegurando, en todos los casos, el respeto de sus derechos fundamentales y garantías. En todos los eventos en los que se requiera darle Tratamiento a la Información Personal de menores de edad, RUIZ TRONCOSOS ASOCIADOS SAS obtendrá la Autorización correspondiente por parte del representante legal o guardador del niño, niña o adolescente; previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad del menor para entender el contenido de la autorización y del Tratamiento de sus Datos Personales.

Dicho tratamiento se efectuará conforme a los usos y fines descritos en la presente Política de Privacidad y, en particular, para el envío de correos electrónicos a los representantes legales, padres, tutores o guardadores de los menores con contenido informativo respecto actividades, promociones, ofertas e invitaciones acordes con la edad de los menores, así como para incluirlos en nuestros estudios demográficos y programas de fidelización.

PROCEDIMIENTO DE CONSULTA, RECTIFICACIÓN Y RECLAMOS

Los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización, o solicitar prueba de la misma, podrán ser ejercidos mediante petición escrita dirigida a  para la atención de estas solicitudes enviando un correo electrónico: contacto@openswimmers.com

Como requisito previo para darle trámite a cualquier consulta o reclamo, se verificará la identidad del reclamante, quien deberá ser el Titular de la información, su representante o uno de sus causahabientes.

Toda consulta o un reclamo deberá contener, por lo menos:

1. Identificación del Titular y del reclamante (en caso de que no sea el mismo Titular).
2. Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo o Consulta.
3. Dirección física o electrónica de notificación; y
4. Petición u objeto del reclamo.

Consulta: Las consultas y solicitudes de los Titulares serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de estas, siempre y cuando cumplan los requisitos mínimos mencionados anteriormente. En caso de que no sea posible resolver la consulta dentro de este término, el Titular será informado de dicha situación en la dirección de notificación que haya incluido en la respectiva consulta, y el término de respuesta se podrá extender hasta por cinco (5) días hábiles adicionales. La respuesta a las consultas o reclamos que los Titulares presenten podrán ser entregadas por cualquier medio físico o electrónico.

Rectificaciones y Reclamos: Cuando el Titular de la Información su representante o sus causahabientes consideren que su información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o cuando adviertan un presunto incumplimiento por parte de  de sus deberes en materia de Protección de Datos Personales contenidos en la legislación aplicable y en la presente Política de Privacidad, podrán presentar un reclamo de la siguiente manera:

1. Se deberá presentar solicitud escrita frente al requerimiento específico.
2. Si el reclamo resulta incompleto, requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la solicitud para que complete y subsanase su petición. Si transcurren dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante haya dado respuesta, se entenderá desistido la pretensión.
3. Si quien recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quien si lo sea para que resuelva en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de tal hecho al solicitante.
4. Si el reclamo es recibido de manera completa o se ha completado posteriormente, deberá incluirse, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, una “leyenda” en la base de datos que indique “RECLAMO EN TRÁMITE”.
5.  resolverá el reclamo en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguientes de recibo del mismo. En caso de que no sea posible resolver la consulta dentro de este término, el Titular será informado de la demora, los motivos y la fecha de respuesta en la dirección de notificación que haya incluido en el respectivo reclamo. En todo caso, el término de respuesta no podrá superar de cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. La respuesta a los reclamos que los Titulares presenten podrá ser efectuada por cualquier medio físico o electrónico.

SOLICITUD DE SUPRESIÓN DE DATOS

Cuando se solicite la supresión de datos, esta no podrá realizarse en los siguientes casos: (1) cuando sea una obligación legal conservarlos; (ii) cuando el Titular se haya obligado contractualmente a permitir su uso; (iii) cuando conservar los datos sea necesario para salvaguardar los intereses del Titular o el Interés Público; (iv) cuando la supresión dificulte o entorpezca el ejercicio de las funciones de las autoridades administrativas o judiciales

REVOCATORIA DE AUTORIZACIÓN

Cuando un Titular quiera revocar la autorización que haya dado para la utilización de sus datos personales, deberá informar al responsable del Tratamiento de manera clara, si la revocatoria es total o parcial. La revocatoria de la autorización es parcial cuando el titular de la información manifiesta que desea revocar su autorización para el Tratamiento de sus datos personales para ciertas finalidades específicas, tales como las de envío de información publicitaria, de comunicaciones, novedades, entre otros. La revocatoria de la autorización será total cuando el Titular de la información solicite que cese completamente el Tratamiento de datos personales para todas las finalidades autorizadas.

En el evento de alguna duda o inquietud sobre la presente Política de Privacidad o el Tratamiento y uso de su Información Personal favor dirigir sus consultas al correo electrónico contacto@openswimmers.com

MODIFICACIONES DE LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD

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